L'outsourcing, letteralmente approvvigionamento esterno, è un processo mediante il quale le aziende assegnano a terzi singole mansioni, reparti o processi aziendali, che precedentemente venivano svolti all'interno.
Solitamente nell'outsourcing i singoli compiti o processi vengono affidati ad un'azienda esterna, ma non è escluso che in determinate circostanze possono essere forniti anche internamente, il cd outsourcing interno. Nel caso in cui, invece, il compito o il processo viene affidato ad un'azienda esterna allora siamo di fronte a quello che viene definito outsourcing esterno.
Le ragioni per le quali le aziende ricorrono all'outsourcing sono diverse.
Sicuramente ricorrendo all'esternalizzazione possono concentrarsi sulle loro competenze principali e quindi essere maggiormente efficienti.
Grazie all'outsourcing aumenta la capacità di manodopera disponibile, ed è quindi possibile ottenere il massimo rendimento nella produzione.
Un'altra ragione che spinge le aziende a ricorrere all'esternalizzazione è la possibilità di rispondere più rapidamente ai cambiamenti, i compiti vengono infatti affidati a terzi specializzati.Spesso si tratta di compiti di natura tecnologica e strategica. In tal caso il vantaggio consiste nell'avere accesso a nuove tecnologie e nuove competenze che consentono all'impresa di innovare la propria attività mediante meccanismi di innovazione di processo e/o di prodotto, minimizzando così i costi e i rischi che l'applicazione dell'innovazione comporterebbe.
Le aziende esterne a cui ci si rivolge per l'esternalizzazione sono altamente specializzate nei servizi che offrono e questo consente loro di essere efficienti in termini di costi e di fornire servizi economicamente vantaggiosi. In questo modo le aziende che scelgono di rivolgersi a loro avranno un notevole risparmio di costi.
Esistono diverse tipologie di outsourcing a seconda della vicinanza delle attività da esternalizzare al core business e della complessità, dal punto di vista gestionale, delle attività interessate.
Le forme che può assumere l'outsourcing possono essere:
· tradizionale (caratterizzato da attività semplici e distanti dal core business);
· strategico (tipico di attività complesse e prossime al core business);
· di soluzioni (in questo caso avremo bassi livelli di complessità e prossimità rispetto al core business);
· tattico (caratterizzato da elevata complessità e distanza rispetto al core business).
E' possibile fare un'ulteriore distinzione per comprendere meglio il meccanismo dell'outsourcing, e cioè:
· Business Process Outsourcing: che prevede l'esternalizzazione di interi processi aziendali;
· Knowledge Process Outsourcing: in cui vengono esternalizzate ad un'azienda terza mansioni complesse;
· Outtasking: singole e delimitate aree di responsabilità vengono trasferite ad un'altra azienda;
· Selective Outsourcing: che combina l'outsourcing dei processi aziendali e l'outtasking.
Inizialmente le esternalizzazioni riguardavano attività strumentali e funzioni aziendali non strettamente legate alla gestione del prodotto, successivamente però, con l'evoluzione del contesto competitivo, l'outsourcing ha riguardato altri settori, come la logistica, il marketing e le risorse umane.
Nella distribuzione commerciale, ad esempio, contribuisce a ridurre i costi del canale di marketing e ad aumentare così la customer satisfaction. La maggior parte delle attività di distribuzione, infatti, è affidata a imprese terze che hanno specifiche competenze in ambiti come lo stoccaggio, il trasporto e l'IT.
Nel campo della comunicazione, invece, l'outsourcing si sta diffondendo grazie alle competenze che vengono richieste per la gestione della comunicazione digitale.
Quando si sceglie di ricorrere all'outsourcing è importante:
· scegliere tra i diversi partner a seconda dell'attività da esternalizzare;
· non esternalizzare in maniera arbitraria, ma è importante analizzare nel dettaglio i vari compiti e le attività della propria azienda e solo allora decidere;
· stabilire quali sono i criteri di valutazione dell'efficacia dell'esternalizzazione;
· documentare compiti e obblighi reciproci;
· monitorare costantemente l'avanzamento delle attività.
L'utilizzo corretto dell'outsourcing permette dunque di accelerare i flussi di lavoro e migliorare i prodotti e i servizi, consentendo così di contrastare la crescente diffusione della concorrenza diventata ormai globale.Dedicarsi al proprio core business delegando quelli che sono i servizi accessori ad un'azienda specializzata consentirà all'impresa una crescita più veloce e indubbiamente sostenibile.