Aumentare l'efficacia, l'efficienza e la produttività delle attività aziendali è possibile grazie al processo di pianificazione e controllo del tempo, il cd time management.
La limitatezza della risorsa tempo ci impone, non solo dal punto di vista professionale ma anche, soprattutto, da quello personale, di adottare azioni e strumenti capaci di consentirci una gestione efficiente di questa risorsa.
Si tratta di un processo volto a pianificare il tempo da dedicare a specifiche attività, poiché solitamente si tende a dare maggiore importanza a cose che invece ci spingono lontano da quello che era l'obiettivo principale.
La capacità di gestire il tempo si può imparare e migliorare grazie ad una serie di strumenti e tecniche.
Una di queste è quella che prevede di raggruppare in categorie quanto c'è da fare a seconda del grado di importanza e di urgenza.
In particolare:
- compiti urgenti e importanti;
- compiti importanti ma non urgenti;
- compiti né importanti né urgenti.
E' una tecnica molto semplice e serve a dare un ordine alle cose da realizzare.
Altre tecniche che possono essere utilizzate sono l'Analisi paretiana e il Metodo Eisenhower.
Secondo il primo, l'80% delle attività può essere completato nel 20% del tempo disponibile. Il restante 20% verrà svolto nell'80% del tempo. Secondo questo criterio di Pareto-efficienza, nel primo 80% si concentrano le attività di massima priorità, da svolgere quindi il prima possibile per incrementare la produttività ed ottenere così massima resa nel minor tempo possibile.
Questa tecnica richiede di dosare bene i tempi ed è efficace quando si deve operare in un arco temporale limitato e non ci si può permettere di perdere tempo su cose poco importanti.
Il Metodo Eisenhower, invece, consiste nel classificare le attività secondo quattro criteri:
1) importante e urgente (da eseguire il prima possibile e di persona);
2) importante e non urgente (stabilire una scadenza ed eseguire personalmente);
3) non importante e urgente (delegare le attività qualora sia possibile);
4) non importante e non urgente (attività da eliminare).
Questa tecnica viene applicata in caso di gestioni complesse in cui sono coinvolte più persone, diversi impegni ed obiettivi.
Il time management è, dunque, una capacità che può essere sviluppata e migliorata grazie all'implementazione di tecniche che aiutano a organizzare il tempo e a classificare gli impegni in
base a criteri di urgenza e importanza tenendo sempre presente l'obiettivo da raggiungere. Ancor meglio con il supporto di professionisti in grado di supportare con efficacia i processi decisionali aziendali.
Oggi esistono diversi ausili per una gestione più efficiente del proprio tempo.
Strumenti utili ai manager aziendali, piuttosto che ai singoli addetti di funzione, che consentono una gestione condivisa delle risorse per aumentare velocità di azione e tempi di risposta.
La presenza in Azienda di un "Innovation Manager" potrà garantire la possibilità di scegliere lo strumento più rispondente alle specifiche necessità.
Una buona capacità di time management è fondamentale per diventare una persona di successo e controllare al meglio la propria gestione del tempo.